De universiteit als thuis (ver) weg van huis

Als de universiteit een ensemble van ervaringen en perspectieven is, dan is deze symfonie nu rijker dan ooit tevoren, met een scala aan culturen en achtergronden die samenkomen op de Vlaamse campussen. Vandaag is ruim een vijfde van de studentenpopulatie internationaal. KU Leuven staat voor de taak om een inclusieve en gastvrije omgeving te creëren waarin elke student zich thuis voelt.

In 2018 komt de beleidsploeg van de huidige rector Luc Sels aan het bewind. Peter Lievens is vicerector bevoegd voor internationaal beleid en initieert de Working Group for the Support of International Students, kortweg WSIS. Een dienstoverschrijdende projectgroep die medewerkers uit alle geledingen van de universiteit verbindt. 

De meer dan 12 000 internationale studenten aan KU Leuven beter ondersteunen, dat is de opzet van WSIS. “In hun academische loopbaan worden internationale studenten met allerlei situaties geconfronteerd. De verschillende faculteiten en diensten kenden al een bijzonder breed aanbod, maar onderling was er weinig structurele coördinatie,” legt Lievens uit. Niet altijd evident in een kolos als KU Leuven, met honderd diensten, faculteiten en departementen verspreid over heel Vlaanderen.

WSIS bouwt bruggen tussen afdelingen, omarmt de veelheid aan perspectieven en biedt ruimte voor samenwerking. “Juist daarin schuilt de kracht van WSIS: waar vroeger collega’s parellel werkten, zitten ze nu met regelmaat samen. Ze leren elkaar en elkaars werking van dichtbij kennen. Die interactie zorgt voor extra animo om de koe bij de horens te vatten en een beter klimaat te creëren voor onze buitenlandse studenten.”

“Daarin schuilt de kracht van WSIS: waar vroeger collega’s parellel werkten, zitten ze nu met regelmaat samen.”

De eerste taak van WSIS? Het traject dat internationale studenten aan de universiteit doorlopen in kaart brengen en vastpinnen waar het aanbod mogelijk tekortschiet. Een eerdere enquête uit 2016 leverde zo al interessante inzichten op. Internationale studenten hadden 1,5 keer meer behoefte aan studiebegeleiding dan Vlaamse studenten, maar waren niet altijd even goed geïnformeerd over het aanbod. 44 procent van hen ervaarde financiële problemen, terwijl het voor hen 3 keer moeilijker was om een studentenjob te vinden. 26 procent van internationale studenten vond het lastig om vrienden te maken en 1 op de 10 voelde zich niet thuis op de universiteit.

Het vergt geen hogere wiskunde om te beseffen dat er ruimte voor verbetering was. “Wanneer we zulke mogelijke hiaten en struikelblokken identificeren, kunnen we ook de oplossingen vinden die daar een antwoord op bieden.” Het resultaat is een gecoördineerd plan van aanpak met 38 actiepunten die richting en sturing geven aan vijf centrale dimensies: het welkomstbeleid, financiële noden, studiebegeleiding, sociale integratie en psychosociaal welzijn. Elk daarvan is essentieel voor het studiesucces en het welbevinden van de studenten, aldus vicerector Lievens.

Stem van de student

Het coördinatieteam van WSIS volgt het actieplan nauwgezet op. Medewerkers van onder meer de diensten Studentenvoorzieningen (Stuvo), Admissions en Onderwijs sluiten aan, alsook vertegenwoordigers van de Studentenraad KU Leuven (Stura) en de Leuvense studentenkoepel LOKO. “De ervaring van een internationale student verschilt vaak sterk met die van een Vlaamse student”, zegt Christiana Galani. “Wanneer er beleidsbeslissingen worden genomen, moeten álle studenten vertegenwoordigd zijn.”

“Wanneer er beleidsbeslissingen worden genomen, moeten álle studenten vertegenwoordigd zijn.”

De Griekse Christiana studeert industriële wetenschappen aan KU Leuven en is mandataris internationaal bij Stura. Elk semester brengt Stura internationale studenten samen in het intercultureel ontmoetingshuis Pangaea. Hier krijgen zij een platform om hun stem te laten horen. Deze bijeenkomsten brengen nieuwe perspectieven ter tafel. Een verrijking van het debat en een stimulans voor inclusiviteit, vindt Christiana.

Ook binnen de studentenverenigingen wil WSIS ervoor zorgen dat internationale studenten zich welkom voelen en participeren in hun lokale studentenwerking. “Studentenverenigingen moeten inclusief zijn voor internationale studenten, inderdaad, maar ook voor andere studenten met een divers profiel, studenten die je normaal gesproken niet ziet deelnemen aan studentenverenigingen. We blijven ons engageren om ze inclusiever te maken.”

Wegwijzers

Hoewel het bestaande aanbod voor internationale studenten aanzienlijk was, ontbraken duidelijke wegwijzers. De werkgroep stond dus voor een grote uitdaging: de knelpunten in de communicatie opruimen en het ganse proces stroomlijnen. Zoek je als internationale student bijvoorbeeld informatie over huisvesting, mentaal welzijn of geldzaken? Dan ben je bij Life at KU Leuven aan het juiste (web)adres. Dit informatieportaal is het resultaat van gezamenlijke inspanningen tussen verschillende diensten, van Stuvo en Admissions tot de Personeelsdienst.

Heleen Gielen van de Dienst Marketing en Communicatie licht toe: “Voordien gaven we veel informatie dubbelop. Stuvo gaf op zijn website bijvoorbeeld informatie over huisvesting, net als de Personeelsdienst. Die afzonderlijke puzzelstukken hebben we samengelegd. We zijn gaan denken vanuit thema's in plaats van diensten, waardoor studenten vlotter hun weg vinden in het universiteitsbrede aanbod.”

“Voordien gaven we veel informatie dubbelop. Die afzonderlijke puzzelstukken hebben we samengelegd.”

Vind je toch niet meteen wat je zoekt of heb je een vraag specifiek voor jouw situatie, dan kan je sinds september 2023 mailen naar [email protected], een vraagbaak voor alles wat met studeren aan KU Leuven te maken heeft. Arnoud Festjens werkt bij zowel Stuvo als Admissions en bemant deze post. “Door een veelheid aan contactadressen, weten studenten niet altijd tot wie ze zich moeten richten. Vaak zijn hun vragen ook breder dan één onderwerp of één dienst. Een single point of contact lost dat op.” Welke vragen er zoal binnenkomen? “We krijgen veel opleidingsspecifieke vragen over het studieprogramma. Maar vooral toekomstige studenten vinden hun weg naar onze inbox. Zij zitten met vragen over de toelatingsprocedure.”

Om die vragen op te vangen, tekende Heleen samen met haar collega’s een flow van e-mailcommunicatie uit, die het volledige beeld van KU Leuven schetst. “Wanneer geïnteresseerde jongeren aangeven dat ze onze communicatie willen ontvangen – op een beurs of door een brochure te downloaden – krijgen zij regelmatig een e-mail die een aspect van KU Leuven belicht. Dat kan gaan over onderwijs en onderzoek, studentenactiviteiten, studiebegeleiding, huisvesting, de campussen enzovoort.”

Vanaf het eerste contact tot aan hun toelating is er een behoorlijke tijdspanne te overbruggen. Heleen vervolgt: “Zodra ze hun aanvraag indienen, volgt Admissions hun dossier verder op. Dat kan even duren, want het wordt grondig bekeken. Bovendien dienen deze studenten vaak aanvragen in bij universiteiten over de hele wereld. Denk aan Oxford en MIT. We zorgen dat KU Leuven in hun gedachten blijft en houden het contact warm met tussentijdse updates.”

Vliegende start

Wie toegelaten wordt aan de Leuvense universiteit, wacht een warm welkom. “De eerste maanden aan de universiteit zijn cruciaal voor beginnende studenten,” vertelt Mattijs Messely, medewerker bij Stuvo. “De vraag waar ze allemaal mee zitten: wat te verwachten van het studentenleven aan KU Leuven?” Daarom organiseert KU Leuven in de week vóór het eerste semester Orientation Days voor alle inkomende internationale studenten. Het welkom-en wegwijsprogramma heeft oog voor de specifieke noden en uitdagingen van deze studenten. Specifiek voor de eerste bachelorstudenten organiseert KU Leuven vanaf dit academiejaar ook Startersdagen. Daar worden de internationale nieuwkomers samen met lokale eerste bachelors in de eigen faculteit warm en inclusief te verwelkomen.

“De eerste maanden aan de universiteit zijn cruciaal voor beginnende studenten. De vraag waar ze allemaal mee zitten: wat te verwachten van het studentenleven aan KU Leuven?”

Daarmee is de kous nog niet af, want KU Leuven blijft haar internationale studenten volgen vanaf hun eerste dag op de universiteit tot aan de transitie naar de arbeidsmarkt. Voor die laatste heeft Stuvo een breed aanbod van één-op-één-begeleiding, groepssessies en gesprekken met alumni. “Bij elke stap stellen we ons de vraag: ‘Zijn er specifieke noden van internationale studenten die nog onvoldoende worden beantwoord met ons huidige aanbod en moeten we daar extra voorzieningen voor aanleggen?’” aldus Mattijs.

Nog volop in ontwikkeling is een tool voor study progress mapping om de studievoortgang van internationale profielen in kaart te brengen. Arnoud licht toe: “Voor Admissions is het bijzonder nuttig om te weten welke groepen het opvallend meer of minder goed doen. Op basis daarvan gaan we na of we bepaalde toelatingsvoorwaarden moeten verstrengen of versoepelen.”

Iedereen thuis

Wanneer Arnoud niet voor Admissions werkt, vind je hem bij Stuvo op de Brusselse campus. Twee jaar geleden voegde hij zich bij WSIS om de vertaalslag te maken naar de campuswerking. “Niet elk actiepunt kan naar Campus Brussel vertaald worden, of toch niet op eenzelfde manier. Het is anders werken. Bij de Orientation Days op de campussen spelen de faculteiten bijvoorbeeld een grotere trekkersrol. De campussen worden ook gedeeld met partners van de KU Leuven Associatie. Dat zorgt voor een heel andere dynamiek.”

Welke initiatieven hebben zo hun weg naar de campussen gevonden? Het Buddy-programma schiet Arnoud meteen te binnen. “De collega’s van ICTS hebben een tool ontwikkeld om lokale studenten te matchen met nieuwe, inkomende internationale studenten. Zij helpen hen wegwijs maken op de campus en binnen de opleiding.” Het initiatief bestaat al langer in Leuven, maar het is de ambitie van de werkgroep om dat nu ook te implementeren op de campussen in Brussel en Gent. Een ander actiepunt is Living Campus, of de campus als thuis weg van huis. “Ook voor Brussel koesteren we de ambitie om een inclusieve campus te zijn, een plek waar iedereen zich thuis en veilig voelt. Een echte living campus.”

Op koers naar morgen

Het hoeft geen betoog: het plan van WSIS heeft zijn vruchten al afgeworpen. Tegelijk blijven de collega’s ambitieus. Of zij nog groeimogelijkheden zien? Jazeker, beaamt Mattijs. Hij wil zo de campuswerking sterker op de kaart zetten. “We hebben reeds een solide werking in Leuven, maar we kunnen nog intensiever samenwerken met de campussen en de werking daar ondersteunen. Zo zijn er al twee collega’s aangenomen om daarmee aan de slag te gaan op campussen Brussel en Gent.” Verder wil Mattijs ook de individuele faculteiten nauwer betrekken in het WSIS-verhaal.

Arnoud wil de omkadering voor en ondersteuning van de beginnende bachelors blijvend versterken. “Ze komen als zeven- of achttienjarige naar België, waar ze overspoeld worden met informatie en waar ze zich moeten aanpassen aan een andere cultuur, een andere taal. Niet elke bachelorstudent vindt even makkelijk zijn weg in België en aan KU Leuven. Dat mogen we niet uit het oog verliezen.”

“Niet elke bachelorstudent vindt even makkelijk zijn weg in België en aan KU Leuven. Dat mogen we niet uit het oog verliezen.”

Christiana wil de uitdagingen die opgekomen zijn na de coronapandemie aanpakken. “We moeten extra aandacht besteden aan mentaal welzijn en studenten die zich eenzaam voelen beter opvangen. Ook moet er voldoende ondersteuning zijn voor online leren, zowel voor studenten als professoren. Tot slot staat het huisvestingsaanbod voor studenten nog altijd onder druk. Laten we daar werk van maken.”

Intussen heeft vicerector en bezieler van WSIS Peter Lievens niets dan lovende woorden voor de collega’s, studenten en hun realisaties. Welke ambities hij persoonlijk koestert voor de werkgroep? “Ik vind het belangrijk dat de noden van doctoraatsstudenten meer op de radar komen. We kunnen nog meer organisatie brengen in die specifieke werking.” Hij voegt toe: “WSIS heeft al enorme sprongen vooruit gemaakt. Nu is het tijd om onze aanpak verder te verbreden en de soms nog lokale initiatieven uit te rollen in elke faculteit en op elke campus, zodat elke student de ondersteuning en kansen krijgt die zij of hij verdient."